����ɫ��

Archifau a Chasgliadau Arbennig 

Telerau ac amodau adneuo 
 

Cynnwys 

1. Cyflwyniad 

2. Telerau 

3. Perchnogaeth 

4. Diogelu Data 

5. Yswiriant ac atebolrwydd 

6. Arfarnu 

7. Cadw a diogelu 

8. Catalogio 

9. Mynediad 

10. Atgynhyrchu a hawlfraint 

11. Ffotograffau 

12. Cyhoeddi 

13. Benthyciad 

14. Tynnu’n ôl 

15. Cwynion 
     

  

  

 Rheolaeth ddogfennol  

Enw’r ffeil	Archifau a Chasgliadau Arbennig Telerau ac amodau adneuo
Awdur(on) gwreiddiol	Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig
Awdur(on) diwygiad cyfredol
Statws	Wedi ei gymeradwyo gan Grŵp Tasg y Llyfrgell ac Archifau 7 Mehefin 2016 fel atodiad i’r Polisi Casglu
Dosbarthiad	Llyfrgell ac Archifau PB ac arlein
Awdurdod	Archifau a Chasgliadau Arbennig

 

 

Fersiwn	Dyddiad	Awdur(on)	Nodiadau ar ddiwygiadau
0.1	12/2015	Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig	Cymerdwyo Mehefin 2016
0.2	09/2018	Archifydd	Mân newidiadau
0.3	05/2019	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Mân newidiadau drwy’r ddogfen ynglŷn â safonau cadwraeth newydd, deddfwriaeth, trefniadau rheoli yn absenoldeb y Rheolwr, newid teitl swydd o “Pennaeth” i “Rheolwr”    Cymeradwywyd gan y Grwp Tasg, Mehefin 2019
0.4	08/2022	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Mân newidiadau I adlewyrchi ail-strwythuro yn y Brifysgol yn 2021 – mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn disgyn o dan Gwasanaethau Digidol bellach    Cymeradwywyd gan y Grwp Tasg Casgliadau a Materion Diwylliant, Rhagfyr 2022

 

Dyddiad adolygu : Awst 2025 

 
 

  

1. Cyflwyniad 

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn rhan o Wasanaethau Digidol ("Ni" a/neu "Prifysgol ����ɫ��"). 

 

Rydym yn gyfrifol am gasglu llawysgrifau, casgliadau archifol ac amrywiaeth eang o lyfrau a deunydd printiedig prin, a’u cadw’n hirdymor. 

  

Ein nod yw sicrhau bod ein deunyddiau ar gael am ddim i bob ymchwilydd. Rydym yn hybu'r casgliadau hyn fel offer ymchwilio a dysgu gwerthfawr, ac yn cynnwys y gymuned ehangach yn ein gweithgareddau, yn ogystal â staff a myfyrwyr Prifysgol ����ɫ��. 

 

2. Telerau 

Mae Prifysgol ����ɫ�� yn fodlon derbyn cofnodion archifol (fel y’i diffinnir gan y Polisi Casglu presennol) ond nid yw dan unrhyw rwymedigaeth i dderbyn unrhyw rodd neu adnau. 

Gellir gwneud y mathau canlynol o adnau (“Adnau”): 

• pryniad 

• rhodd (lle mae'r perchennog yn trosglwyddo perchnogaeth, rheolaeth a phob hawl i Brifysgol ����ɫ��) 

• Adnau dros dro neu am gyfnod a diben penodol (er enghraifft dibenion copïo / addysgu / arddangosfa) 

• Adnau amhenodol am gyfnod amhenodol o amser (deellir fel arfer i fod yn isafswm o 50 mlynedd) 

Mae'n well gan Brifysgol ����ɫ�� pan fo'r holl archifau a chasgliadau arbennig yn cael eu rhoi fel rhoddion yn hytrach na'n cael eu hadneuo. 

Bydd angen i adneuwyr ("Adneuwyr") lenwi "Ffurflen derbyn rhoddion" neu "Ffurflen derbyn adneuon". Rhaid i unrhyw amodau ynglŷn ag ymgynghori â deunydd, neu wrthwynebiad i delerau ac amodau penodol gael eu mynegi ar y ffurflenni hyn. 

3. Perchnogaeth 

(1) Rhodd  

Mewn achosion o gaffael drwy rodd neu werthiant, mae'r Adneuwr yn gwarantu mai nhw yw'r perchennog cyfreithlon (neu'r person sydd wedi ei awdurdodi i weithredu ar ran y perchennog cyfreithlon) ac yn cytuno i drosglwyddo i Brifysgol ����ɫ�� berchnogaeth lwyr yr eitemau adneuol, ynghyd ag unrhyw hawlfraint neu hawliau atgynhyrchu sydd gan yr Adneuwr yng nghyswllt yr eitemau hynny, heb amod heblaw y bydd Prifysgol ����ɫ�� yn cadw'r eitemau ar ymddiried i'w defnyddio gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig ar gyfer ymchwil a dysgu er mantais i'r holl randdeiliaid. 

Rhaid i'r Adneuwr gadarnhau mai nhw yw perchennog cyfreithlon y cofnodion cyn trosglwyddo perchnogaeth, rheolaeth a phob hawl dros y cofnodion i Brifysgol ����ɫ��. 

(2) Adneuo dros dro neu am gyfnod amhenodol 

Mae'r amodau canlynol yn berthnasol i gofnodion sy'n cael eu hadneuo dros dro neu am gyfnod amhenodol: 

Nid yw rhoi cofnodion yng ngofal Prifysgol ����ɫ�� yn effeithio ar berchnogaeth y cofnodion. 

Deellir y bydd y cofnodion yn aros dan ofal Prifysgol ����ɫ�� am gyfnod digon hir i gyfiawnhau gwariant Prifysgol ����ɫ�� ar eu catalogio, eu diogelu a'u storio. Oni chytunir yn wahanol, deellir fel arfer fod cytundeb benthyg yn isafswm o 50 mlynedd. 

Bydd yr Adneuwr yn rhoi ei (h)enw llawn, a chyfeiriad y gellir anfon pob cyfathrebiad iddo, i Brifysgol ����ɫ��. 

Mae'r Adneuwr (neu'r person gydag atwrniaeth) yn gyfrifol am hysbysu Prifysgol ����ɫ�� am unrhyw newid mewn cyfeiriad neu newid mewn perchnogaeth. Anfonir cyfathrebiadau sy'n gysylltiedig â'r dogfennau i’r cyfeiriad diwethaf a roddwyd i Brifysgol ����ɫ�� gan yr Adneuwr.  

Os na all Prifysgol ����ɫ�� gysylltu gyda'r Adneuwr ar ôl ymdrechu'n rhesymol i wneud hynny, mewn perthynas â'r holl faterion lle mae angen caniatâd neu gytundeb yr Adneuwr, ystyrir y bydd yr Adneuwr wedi rhoi caniatâd neu gytundeb o'r fath.  

4. Diogelu Data 

Cedwir data personol am yr Adneuwr gan Brifysgol ����ɫ�� yn unol â thelerau Deddf Diogelu Data 2018 (a GDPR) a Pholisi Diogelu Data Prifysgol ����ɫ��. Cedwir data personol am Adneuwyr at ddibenion darparu cofnod o darddiadau a hanes Adneuon ac er mwyn cadw rhestr o berchnogion Adneuon at ddibenion cyfathrebu gyda'r Adneuwr (lle bo hynny'n berthnasol).   

5. Yswiriant ac Atebolrwydd 

1. Bydd Prifysgol ����ɫ�� yn yswirio'r Adnau (o'r amser pan fydd Prifysgol ����ɫ�� yn cymryd meddiant o'r Adnau ymlaen) yn erbyn colled neu ddifrod, hyd nes y dychwelir yr Adnau i'r Adneuwr dan bolisi yswiriant cyffredinol Prifysgol ����ɫ�� (yn amodol ar yr eithriadau sy'n berthnasol i bolisi o'r fath). 

2. Ni all Prifysgol ����ɫ�� gynnig prisio neu amcangyfrif gwerth unrhyw Adnau neu Adnau posib.   

3. Yswirir Adneuon (dros dro neu amhenodol) am gost atgyweirio ac adfer yr Adnau a ddarperir gan Harwell Document Restoration Services. Os oes gan Adnau werth penodol, cyfrifoldeb yr Adneuwr yw rhoi prisiad annibynnol i Brifysgol ����ɫ�� at ddibenion yswiriant cyn gadael yr Adnau gyda Phrifysgol ����ɫ�� a hysbysu Prifysgol ����ɫ�� o unrhyw newid i brisiad o'r fath yn ystod cyfnod yr adneuo. 

 

4. Yn amodol ar y telerau a’r amodau hyn, bydd atebolrwydd Prifysgol ����ɫ�� mewn perthynas â'r Adnau yn gyfyngedig i gost atgyweirio ac adfer yr Adnau a ddarperir gan Harwell Document Restoration Services ac mewn unrhyw achos ni fydd yn fwy na'r swm a adenillir gan Brifysgol ����ɫ�� gan eu hyswirwyr dan y polisi yswiriant a godwyd gan Brifysgol ����ɫ��. 

 

5. Cyfrifoldeb yr Adneuwr fydd unrhyw yswiriant pellach sy'n ofynnol ganddo sy'n fwy na'r hyn a amlinellir yn y telerau a'r amodau hyn. 

 

6. Nid oes dim yn y telerau a'r amodau hyn a all gyfyngu neu eithrio atebolrwydd Prifysgol ����ɫ�� o ran marwolaeth neu anaf personol, neu unrhyw dwyll a achosir gan ei hesgeulustod.   

 

7. Ni fydd gan Brifysgol ����ɫ�� unrhyw atebolrwydd o gwbl (o ran contract, o ran camwedd neu fel arall) am unrhyw golled anuniongyrchol neu ganlyniadol (yn cynnwys, ond nid yn gyfyngedig i, golled economaidd bur, colli elw, colli busnes neu golli ewyllys da) sut bynnag yr achoswyd hynny. 

 

8. Bydd yr Adneuwr yn rhyddarbed Prifysgol ����ɫ�� a’i chadw’n ddiniwed yn erbyn unrhyw a phob achos, hawliadau, costau (yn cynnwys costau a threuliau cyfreithiol), iawndal, galwadau neu atebolrwydd a ddygir yn erbyn Prifysgol ����ɫ�� neu a ddioddefir ganddi neu a godir arni yn deillio o Adneuo'r deunydd a/neu hawliadau perchnogaeth gan drydydd parti parched yr Adnau. 

 

6. Arfarnu 

Mae Prifysgol ����ɫ�� yn cadw’r hawl i ddychwelyd at yr Adneuwr unrhyw gofnodion: 

• sydd y tu hwnt i delerau polisi casglu Prifysgol ����ɫ��, 

• nad yw (ym marn Prifysgol ����ɫ��) yn haeddu cadwedigaeth barhaol 

• sydd, ar ôl eu harchwilio, yn llawn llwydni neu blâu 

• nad yw Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ����ɫ�� eisiau eu cadw ym Mhrifysgol ����ɫ�� 

neu, gyda chaniatâd yr Adneuwr, naill eu trosglwyddo i gadwrfa fwy addas, neu eu dinistrio.  

Mewn perthynas â throsglwyddo neu ddinistrio, bydd Prifysgol ����ɫ�� yn gwneud ymholiadau rhesymol i sicrhau caniatâd yr Adneuwr cyn gweithredu'n briodol. 

7. Cadw a Diogelu 

Caiff y cofnodion eu cadw dan amodau sy'n cydymffurfio â BS4971:2017 Conservation Care of Archive and Library Collections. 

Caiff y cofnodion eu gwarchod a'u hatgyweirio fel y gwêl Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ����ɫ�� yn angenrheidiol. Ni chaiff y cyhoedd fynediad at gofnodion mewn cyflyrau bregus. 

Rhifir cofnodion gyda phensil (2B) gyda chod cyfeirio er eu diogelwch eu hunain ac at ddibenion eu nodi a'u hadnabod. 

Caiff gwybodaeth parthed tapiau sain / CDs / cofnodion digidol eu copïo, eu mudo a'u dosbarthu ym mha bynnag ffyrdd yr ystyrir sydd fwyaf addas ar gyfer eu cadwraeth hirdymor. 

8. Catalogio 

Caiff y cofnodion eu catalogio a'u mynegeio yn unol â'r polisi a'r canllawiau catalogio presennol. Rhoddir copi papur o'r catalog i'r Adneuwr ac i gyrff eraill fel bo'n briodol. Trefnir i'r catalog fod ar gael ar-lein. 

Efallai y caiff copiau o gofnodion eu hymgorffori i gronfeydd data a gedwir gan Brifysgol ����ɫ��, yn cynnwys y catalog ar-lein. 

Prifysgol ����ɫ�� fydd yn dal yr hawlfraint ym mhob catalog a chymorth chwilio. 

9. Mynediad 

Mae cofnodion fel arfer yn agored i'r cyhoedd edrych drwyddynt am ddim yn ystafell ddarllen Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ����ɫ�� yn unol â rheolau'r Ystafell Ddarllen. Fodd bynnag, efallai y bydd rhai cyfyngiadau'n berthnasol: 

• Lle bo perchnogion wedi trafod amodau cyfyngu mynediad gyda Phrifysgol ����ɫ��, ar yr amod y rhoddir mynediad anghyfyngedig ar ôl i'r cyfnod trafod ddod i ben, yn amodol ar unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol. 

• Lle bo cofnodion heb eu catalogio. 

• Lle bo cofnodion yn anaddas i'w bodio. 

• Lle gwyddys bod ymholiadau cyfreithiol yn cael eu gwneud. Mewn achosion felly, byddai angen caniatâd yr Adneuwr cyn cyflwyno'r cofnodion. 

Mae Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ����ɫ�� yn gweithio'n rheolaidd gyda thrydydd parti fel cwmnïau teledu a'r cyfryngau a allai ddymuno copïo, defnyddio, atgynhyrchu a chyhoeddi’r cofnodion ac mae'r Adneuwr yn cytuno i ddefnydd fel hyn gael ei wneud o'r Adnau gan ei fod yn gweithredu nod y Brifysgol o sicrhau fod y casgliad yn hygyrch.  

Symudir cofnodion o archifau Prifysgol ����ɫ�� dros dro at ddibenion arddangos neu reswm dilys arall dan awdurdod Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ����ɫ��. 

Darperir mynediad at gofnodion yn unol â thelerau Deddf Diogelu Data 1998 (a GDPR) a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. 

10. Atgynhyrchu a hawlfraint 

Nid yw rhoddi neu adneuo cofnodion i Brifysgol ����ɫ�� yn golygu o angenrheidrwydd fod yr hawlfraint hefyd yn trosglwyddo i'r Gwasanaeth. Lle na all yr Adneuwr roi'r hawlfraint i Brifysgol ����ɫ�� (er enghraifft, pan mai trydydd parti sy'n berchen ar yr hawlfraint), bydd yr Adneuwr yn hysbysu'r Brifysgol o'r ffaith nad yw'n trosglwyddo'r hawlfraint. 

Gall Prifysgol ����ɫ�� ddarparu copïau o gofnodion i'r cyhoedd i'w hastudio'n breifat yn unol â'r gyfraith hawlfraint bresennol, ac os yw cyflwr materol y cofnodion yn caniatáu hynny, a phan delir pris priodol. 

Caiff copïau eu stampio yn unol â hynny. 

11.  Ffotograffau 

Caniateir i Brifysgol ����ɫ�� atgynhyrchu cofnodion at ddibenion gwella hygyrchedd ac i'w defnyddio mewn arddangosfeydd a chyhoeddiadau, yn cynnwys gwefan Prifysgol ����ɫ��, yn amodol ar ofynion hawlfraint. 

Caniateir i ddefnyddwyr gymryd ffotograffau o gofnodion i'w hastudio'n breifat yn unol â'r gyfraith hawlfraint bresennol, ac os yw cyflwr materol y cofnodion yn caniatáu hynny, a phan delir pris priodol. 

12. Cyhoeddi 

Bydd Prifysgol ����ɫ�� yn cymryd pob cam rhesymol i gynghori unrhyw berson sy'n cymryd copi o gofnod na chaniateir i unrhyw gofnod gael ei gyhoeddi'n llawn nac yn rhannol heb ganiatâd yr Adneuwr a/neu berchennog yr hawlfraint, fel bo'n addas pan fo hawlfraint yn dal ar gofnod. 

Bydd unrhyw un y gwyddys ei fod yn bwriadu cyhoeddi cofnodion yn cael ei gynghori gan Brifysgol ����ɫ��: 

• O'u cyfrifoldeb i gydymffurfio â Deddf Hawlfraint 1998. Os oes angen copi o gofnod y mae hawlfraint arno o hyd at ddiben cyhoeddi, cynghorir y person sy'n dymuno cyhoeddi i ofyn caniatâd perchnogion yr hawlfraint, a allai fod yn rhywun gwahanol i Adneuwyr y cofnodion. 

• O'u cyfrifoldeb i gydnabod Prifysgol ����ɫ�� a'r Adneuwr yn y gwaith cyhoeddedig. 
   

13. Benthyciad 

Dim ond i sefydliadau eraill, dros dro, at ddiben arddangos gyda chaniatâd yr Adneuwr y rhoddir benthyg cofnodion, a dan yr amod bod y cyfleusterau'n cydymffurfio â BS4971:2017 a bod y sefydliad wedi ei achredu (gweler Polisi Benthyciadau). 

14. Tynnu’n Ôl 

Caiff dogfennau sydd wedi eu hadneuo dros dro eu dychwelyd i'r Adneuwr ar ddiwedd y cyfnod o amser y cytunwyd arno, oni bai bod yr Adneuwr yn penderfynu eu gosod ar adneuaeth amhenodol gyda chaniatâd Prifysgol ����ɫ��. 

Yn amodol i'r isod, gall y perchennog cyfreithlon, neu asiant a benodwyd yn briodol, dynnu'r cofnodion adneuol yn ôl unrhyw bryd ar ôl rhoi rhybudd ysgrifenedig 6 mis ymlaen llaw. Gall fod yn bosibl dychwelyd adneuon bychain mewn cyfnod byrrach, yn ôl disgresiwn Prifysgol ����ɫ��. Yn ystod y cyfnod hwn mae Prifysgol ����ɫ�� yn cadw’r hawl i gopïo’r cofnodion fel y bydd copïau ar gael ar gyfer ymchwil ac mae'r Adneuwr yn cytuno i hyn. 

Efallai y bydd gofyn i Adneuwr sy'n tynnu'r cofnodion yn ôl yn barhaol gyfrannu at y gost a fuddsoddwyd gan Brifysgol ����ɫ�� wrth storio, gwarchod a chatalogio'r cofnodion. Bydd taliad o'r fath yn ofynnol cyn y gellir tynnu unrhyw beth yn ôl. 

Rhaid i unrhyw berson sy'n tynnu cofnodion adneuol yn ôl naill ai dros dro neu'n barhaol ddarparu tystiolaeth ysgrifenedig a fydd yn profi eu hawl i berchnogaeth y cofnodion adneuol er boddhad Prifysgol ����ɫ��. 

Caiff yr Adneuwr dynnu cofnodion allan dros dro, ar ôl rhoi o leiaf un wythnos o rybudd ymlaen llaw i Bennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ����ɫ��. Gofynnir i'r Adneuwr wneud trefniadau priodol parthed diogelwch y cofnodion tra maent wedi eu tynnu allan. 

15. Cwynion 

Os oes unrhyw bryderon neu ymholiadau parthed yr Adnau, a/neu unrhyw gwynion, dylai'r Adneuwr gysylltu gyda Phennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol ����ɫ�� yn uniongyrchol. Os na ellir datrys y mater, gellir cyfeirio'r mater at Bennaeth Gwasanaethau Digidol.